Polityka prywatności
Ostatnia aktualizacja: 18 maja 2026 · Zgodność z RODO i AI Act
Dokument zawiera placeholdery
Polityka prywatności w obecnej formie zawiera oznaczenia [TODO: ...] w miejscu danych rejestrowych firmy. Po rejestracji działalności (CEIDG lub KRS) uzupełnij stałą ADMINISTRATOR w pliku src/pages/PolitykaPrywatnosci.jsx i ustaw isPlaceholder: false. Bez tego dokument nie jest prawnie wiążącą polityką prywatności w rozumieniu RODO art. 13–14.
- •Zbieramy tylko te dane, które przekazujesz nam świadomie (formularz kontaktowy) oraz niezbędne dane techniczne (logi serwera). Nie sprzedajemy danych nikomu.
- •Cookies: obecnie używamy tylko cookies technicznych (zapamiętanie trybu jasny/ciemny). Brak Google Analytics, brak Meta Pixel, brak reklam śledzących.
- •AI Act: systemy AI, które używamy do obsługi tej strony, należą do kategorii „minimalnego ryzyka". Nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji w stosunku do Ciebie (art. 22 RODO).
- •Masz 8 praw RODO (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przeniesienie, sprzeciw, cofnięcie zgody, skarga do PUODO) — wszystkie realizujemy w 30 dni od mailowego zgłoszenia.
Spis treści
- 1. Administrator danych
- 2. Kontakt w sprawie danych
- 3. Jakie dane zbieramy
- 4. Cele i podstawy prawne
- 5. Okresy przechowywania
- 6. Odbiorcy danych
- 7. Transfer poza EOG
- 8. Twoje prawa (RODO)
- 9. Cookies i śledzenie
- 10. AI Act i systemy AI
- 11. Profilowanie i automat. decyzje
- 12. Bezpieczeństwo danych
- 13. Skarga do PUODO
- 14. Zmiany polityki
1. Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO (Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679) jest:
Forma prawna: [TODO: jednoosobowa działalność gospodarcza / sp. z o.o. / inna]
NIP: [TODO: NIP]
REGON: [TODO: REGON]
Adres: [TODO: pełny adres siedziby, kod pocztowy, Warszawa]
Email: kontakt@aigentic.com.pl
Tel.: +48 728 900 366
(dalej jako: „Administrator", „AIgentic", „my")
2. Kontakt w sprawie danych osobowych
Inspektor Ochrony Danych (IOD) nie został wyznaczony — Administrator nie spełnia przesłanek z art. 37 ust. 1 RODO obligujących do jego powołania (nie jest organem publicznym, nie prowadzi systematycznego monitorowania osób na dużą skalę i nie przetwarza szczególnych kategorii danych na dużą skalę).
We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych, realizacji praw oraz wniosków RODO, skontaktuj się bezpośrednio z Administratorem:
- 📧 Email: kontakt@aigentic.com.pl (preferowany kanał)
- 📞 Telefon: +48 728 900 366
- 📨 Korespondencja pisemna: adres siedziby (powyżej)
Termin odpowiedzi: 30 dni od otrzymania wniosku (art. 12 ust. 3 RODO), z możliwością przedłużenia o dodatkowe 60 dni w sprawach szczególnie skomplikowanych.
3. Jakie dane zbieramy
3.1 Dane z formularza kontaktowego
- Imię i nazwisko — do personalizacji odpowiedzi
- Adres email — do skontaktowania się z Tobą
- Treść wiadomości — do udzielenia odpowiedzi na Twoje zapytanie
- Opcjonalnie: nazwa firmy, telefon — jeśli podasz w treści wiadomości
3.2 Dane techniczne (logi serwera)
- Adres IP (przetwarzany krótkotrwale, anonimizowany w logach po 30 dniach)
- Typ przeglądarki i systemu operacyjnego (User-Agent)
- Data, godzina i adres URL żądania
- Status odpowiedzi serwera
3.3 Cookies
Szczegóły w sekcji 9. Cookies i śledzenie.
3.4 Czego NIE zbieramy
- Danych szczególnej kategorii (zdrowie, religia, orientacja, biometryka — art. 9 RODO)
- Danych dzieci poniżej 16 lat
- Danych z mediów społecznościowych bez wyraźnej zgody
- Lokalizacji geograficznej (GPS, geofencing)
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie z formularza kontaktowego | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem na Twoje żądanie |
| Lead capture do CRM (zarządzanie kontaktem biznesowym) | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes Administratora (prowadzenie działalności gospodarczej, kontakt B2B) |
| Wystawienie faktury i rozliczenia księgowe (po zawarciu umowy) | art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny (ustawa o rachunkowości, ordynacja podatkowa) |
| Bezpieczeństwo serwerów i ochrona przed atakami | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes (ochrona zasobów) |
| Cookies techniczne (zapamiętanie trybu jasny/ciemny) | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes (poprawa UX), brak wymogu zgody |
| Newsletter / marketing (w przyszłości, po wdrożeniu) | art. 6 ust. 1 lit. a RODO — Twoja zgoda + art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną |
5. Okresy przechowywania danych
- 24 mies.Dane z formularza kontaktowego — od ostatniego kontaktu, chyba że zawrzemy umowę (wtedy do końca przedawnienia roszczeń, max 6 lat)
- 12 mies.Leady w CRM bez konwersji — od ostatniej aktywności, chyba że wyrazisz sprzeciw wcześniej
- 5 latDokumenty księgowe (faktury, umowy) — od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek (ustawa o rachunkowości)
- 30 dniLogi serwera — anonimizowane po 30 dniach
- do cofnięciaDane przetwarzane na podstawie zgody (newsletter, marketing) — do momentu cofnięcia zgody
6. Odbiorcy danych (podmioty przetwarzające)
Twoje dane mogą być przetwarzane przez następujące podmioty (procesorzy w rozumieniu art. 28 RODO), z którymi zawarliśmy umowy powierzenia przetwarzania:
| Podmiot | Rola |
|---|---|
| Vercel Inc. | Hosting strony internetowej |
| EmailJS Inc. | Obsługa formularza kontaktowego |
| Google LLC | Google Fonts (font Inter) |
| OVH / Hetzner / Atman (w przyszłości) | Hosting alternatywny w UE dla wybranych usług |
| HubSpot / Pipedrive (planowane) | CRM do zarządzania leadami biznesowymi |
| OpenAI / Anthropic / Google (zależnie od wdrożenia) | Modele AI dla projektów klienckich |
Pełna lista podmiotów przetwarzających wraz z umowami powierzenia jest dostępna na żądanie pod adresem kontakt@aigentic.com.pl. Lista jest aktualizowana w przypadku zmiany dostawców — istotne zmiany komunikujemy w niniejszej polityce.
7. Transfer danych poza EOG
Część podmiotów przetwarzających (Vercel, EmailJS, Google, OpenAI, Anthropic) ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych. Transfer danych do USA odbywa się w oparciu o:
- EU-US Data Privacy Framework (DPF) — decyzja wykonawcza Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. potwierdzająca odpowiedni poziom ochrony danych w certyfikowanych firmach amerykańskich
- Standardowe klauzule umowne (SCC) — Decyzja Wykonawcza Komisji (UE) 2021/914
- Tryb zero data retention u dostawców AI (OpenAI Enterprise, Claude Team) — dane nie są używane do trenowania modeli i są usuwane po zakończeniu sesji
Lista certyfikowanych firm DPF jest publicznie dostępna pod adresem dataprivacyframework.gov. Dla projektów wymagających szczególnej ochrony (sektory regulowane, dane medyczne/prawne) stosujemy hosting w UE (OVH, Hetzner, Atman) lub modele AI on-premise (Llama, Mistral).
8. Twoje prawa wynikające z RODO
Jako osobie, której dane dotyczą, przysługuje Ci szereg praw. Aby skorzystać z któregokolwiek z nich, wystarczy wysłać email na kontakt@aigentic.com.pl:
art. 15Prawo dostępu
art. 16Prawo sprostowania
art. 17Prawo do usunięcia („prawo do bycia zapomnianym")
art. 18Prawo ograniczenia przetwarzania
art. 20Prawo do przenoszenia
art. 21Prawo sprzeciwu
art. 7 ust. 3Prawo cofnięcia zgody
art. 77Prawo skargi do PUODO
10. AI Act i systemy AI
AI Act (Rozporządzenie UE 2024/1689) reguluje wykorzystanie systemów sztucznej inteligencji w Unii Europejskiej. Klasyfikuje systemy AI według 4 poziomów ryzyka: niedopuszczalne, wysokie, ograniczone, minimalne.
10.1 Systemy AI używane na tej stronie
Obecnie strona aigentic.com.pl nie wykorzystuje żadnych systemów AI przetwarzających dane użytkowników odwiedzających witrynę. Formularz kontaktowy działa w sposób klasyczny — wiadomość trafia bezpośrednio do Administratora bez analizy AI.
10.2 Systemy AI w naszych usługach (jeśli zostaniesz klientem)
W ramach naszych usług wdrożeniowych (agenty AI, automatyzacja, FlowSEO) korzystamy z modeli AI dostarczanych przez OpenAI, Anthropic, Google i innych dostawców. Każde wdrożenie analizujemy pod kątem klasyfikacji ryzyka AI Act:
- Minimalne ryzyko (większość naszych wdrożeń): chatboty FAQ, automatyzacja procesów, generowanie treści marketingowych — wymagają jedynie transparentności
- Ograniczone ryzyko: agenci obsługi klienta, asystenci sprzedaży — wymagają poinformowania użytkownika, że komunikuje się z AI
- Wysokie ryzyko (rzadko, sektory regulowane): rekrutacja, scoring kredytowy, edukacja — wymagają DPIA, oceny zgodności, rejestracji
- Niedopuszczalne: nie wdrażamy systemów social scoring, manipulacji emocjami, predykcji przestępczości
10.3 Transparentność (art. 50 AI Act)
Jeśli wdrożymy dla Twojej organizacji system AI komunikujący się z osobami fizycznymi (np. chatbot), zawsze zadbamy o jasne poinformowanie użytkowników, że rozmawiają z systemem AI, a nie z człowiekiem. Treści wygenerowane przez AI (deep-fake, syntetyczne wideo, syntetyczny głos) są oznaczane technicznie (watermarking, metadane).
10.4 Trenowanie modeli na danych klienta
Nie używamy danych klientów do trenowania modeli AI. Wszystkie wdrożenia korzystają z modeli w trybie zero data retention (OpenAI Enterprise, Claude Team, Azure OpenAI) lub modeli open-source hostowanych na infrastrukturze klienta (Llama, Mistral on-premise).
11. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje
Zgodnie z art. 22 RODO informujemy, że NIE podejmujemy w stosunku do Ciebie zautomatyzowanych decyzji (w tym profilowania) wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na Ciebie.
Wszystkie decyzje dotyczące przyjęcia zlecenia, wyceny, warunków umowy są podejmowane przez ludzi po analizie Twojego zapytania. Jeśli w przyszłości wdrożymy mechanizmy zautomatyzowanej kwalifikacji leadów, niezwłocznie zaktualizujemy tę politykę i powiadomimy Cię o prawach związanych z art. 22 RODO.
12. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy techniczne i organizacyjne środki ochrony danych zgodne z art. 32 RODO:
- Szyfrowanie transmisji — HTTPS/TLS 1.3 dla wszystkich połączeń
- Szyfrowanie danych spoczynkowych — AES-256 na poziomie infrastruktury dostawców
- Zasada minimalnych uprawnień — dostęp do danych tylko dla osób wykonujących konkretne zadanie
- MFA (uwierzytelnianie wieloskładnikowe) na wszystkich kontach administracyjnych
- Menedżery sekretów (HashiCorp Vault, AWS Secrets Manager) — żadnych haseł w kodzie
- Regularne audyty bezpieczeństwa — minimum 1× rocznie
- Procedura reagowania na incydenty — zgłoszenie do PUODO w ciągu 72h od wykrycia naruszenia (art. 33 RODO)
- Kopie zapasowe w lokalizacjach EU, szyfrowane
13. Skarga do organu nadzorczego
Jeśli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza RODO, masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:
Zachęcamy do wcześniejszego kontaktu z Administratorem — większość spraw rozwiązujemy bezpośrednio i szybciej niż przez postępowanie urzędowe.
14. Zmiany polityki prywatności
Polityka prywatności może być aktualizowana w odpowiedzi na zmiany prawa, nasze procesy biznesowe lub wdrażane technologie. Każda zmiana jest oznaczona datą w nagłówku dokumentu.
Istotne zmiany (np. nowe cele przetwarzania, nowi odbiorcy, nowe technologie śledzące) komunikujemy z wyprzedzeniem 30 dni — przez baner na stronie głównej i email do osób, których dane przechowujemy.
Masz pytanie dotyczące Twoich danych?
Napisz do nas